Wie lange dürfen Vermieter die Nachzahlung von Betriebskosten verlangen?

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer eines Hauses oder einer Wohnung durch den Gebrauch entstehen. Der Eigentümer kann die Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Voraussetzung dafür ist, dass Vermieter und Mieter eine entsprechende Regelung im Mietvertrag treffen. Üblich ist, dass Mieter eine monatliche Vorauszahlung der Betriebskosten leisten und der Vermieter am Ende eines Abrechnungszeitraumes eine detaillierte Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten vorlegt. Zuviel gezahlte Betriebskosten müssen dem Mieter erstattet werden. Decken die gezahlten monatlichen Vorauszahlungen die anteiligen Betriebskosten eines Mieters nicht, kann der Vermieter eine entsprechende Nachzahlung fordern.

Welche Betriebskosten dürfen nach Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden?

Nicht alle Betriebskosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Die typischen umlagefähigen Betriebskosten sind:

• Grundsteuer
• Gebühr für Abwasser
• Kosten für Heizung und Warmwasser
• Aufzugskosten für Bedienung, Pflege und Strom
• Ausgaben zur Straßen- und Gebäudereinigung
• Kosten für die Müllbeseitigung
• Ausgaben für die Ungezieferbeseitigung
• Kosten für die Gartenpflege
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeisterkosten
• Empfangseinrichtungen und Verteileranlagen für Fernsehen und Internet
• Kosten eines Waschraumes
• Kosten für Beleuchtung.

Grundsätzlich nicht umlagefähig sind alle Kosten, die der Instandhaltung und Reparatur einer Immobilie dienen. Der Vermieter ist nämlich verpflichtet das vermiete Objekt selbstständig zu reparieren und instand zu setzen. Auch Kosten für die Verwaltungsarbeit können nicht auf Mieter umgelegt werden.

Abrechnung über Betriebskosten – welche Fristen gelten?

Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode über die Betriebskosten abrechnen und dem Mieter eine vollumfängliche Abrechnung vorlegen. Die Betriebskostenabrechnung muss dabei gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzungen erfüllen. So muss eine rechtswirksame Betriebskostenabrechnung beispielsweise das genaue Wohnobjekt, den Abrechnungszeitraum, den Abrechnungsmaßstab und die auf die konkrete Wohnung entfallenden anteiligen Kosten enthalten. Verschickt ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung von Betriebskosten mehr verlangen.

Ausnahme – Zahlungspflicht auch bei verspäteter Nebenkostenabrechnung bei fehlendem Verschulden

Grundsätzlich muss ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Abrechnungszeitraumes vorlegen. Legt ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung erst verspätet vor, geht der Anspruch auf Nachzahlung grundsätzlich unter. Eine Ausnahme gilt jedoch dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Trifft den Vermieter an den Umständen der verspäteten Betriebskostenabrechnung keine Schuld, müssen Mieter den Nachzahlungsansprüchen nachkommen. Eine solche Ausnahme kann beispielsweise dann vorliegen, wenn Energieversorger nötige Abrechnungen erst verspätet versenden. Den Nachweis eines fehlenden Verschuldens muss jedoch stets der Vermieter erbringen.

BGH bestätigt strenge Voraussetzungen einer Zahlungspflicht bei verspätetem Zugang der Betriebskostenabrechnung

Der Bundesgerichtshof hat nun die strengen Voraussetzungen bestätigt, die Vermieter erfüllen müssen, um die Nachzahlung von Betriebskosten – trotz verspäteter Betriebskostenabrechnungen – gegen Mieter durchsetzen zu können. Ein Vermieter und Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft hatte seiner Mieterin die Betriebskostenabrechnung für die Jahre 2010 und 2011 erst im Dezember 2013 vorgelegt. Die Abrechnung für das Jahr 2010 hätte bis Ende 2011 vorliegen müssen, die Abrechnung für das Jahr 2011 bis Ende 2012. Die Mieterin verweigerte daraufhin die vom Vermieter verspätet geltend gemachten Zahlungsaufforderungen.

Klage auf Zahlung des Vermieters

Der Vermieter hat seine Mieterin daraufhin auf Nachzahlung der Betriebskosten verklagt. Der Vermieter argumentierte, dass die WEG-Hausverwaltung in der Vergangenheit fehlerhaft und unzureichend gearbeitet habe. Die Hausverwaltung sei daher zum zum Ende des Jahres 2012 von ihren Aufgaben entbunden worden. Bis dahin habe das Unternehmen keine ordnungsgemäßen Abrechnungen über die Betriebskosten der Jahre 2010 und 2011 erstellt. Aus diesem Grund sei es auch der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht möglich gewesen wirksame Beschlüsse über die Jahresabrechnungen zu fassen.

Verspätete WEG-Abrechnung keine ausreichende Rechtfertigung

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die unzureichende Arbeit einer WEG-Verwaltung eine verspätete Betriebskostenabrechnung nicht rechtfertigt. Nach Ansicht der Richter am Bundesgerichtshof muss ein Vermieter auch dann innerhalb der Jahresfrist über die Betriebskosten abrechnen, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Die gesetzliche Systematik lasse nicht erkennen, dass der Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft vor der Abrechnung der Betriebskosten vorliegen müsse. Der Mieter müsse zeitnah über die Abrechnung informiert werden, um Rechtssicherheit zu erlangen. Es könne nicht sein, dass Mieter von Eigentumswohnungen länger auf die korrekte Abrechnung der Betriebskosten warten müssten, als Mieter von normalen Wohnungen.

Eigene Handlungspflichten bei erwartetem negativen Verlauf

Der BGH betont zwar, dass sich ein Wohnungseigentümer das Verschulden einer Wohnungsverwaltung nicht zurechnen lassen müsse, da der Verwalter nicht als Erfüllungsgehilfe des Wohnungseigentümers handele. Doch müsse ein Vermieter, der trotz einer verspäteten Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung verlangt, nachweisen, ob und welche Maßnahmen er ergriffen hat, um eine zeitnahe Betriebskostenabrechnung zu ermöglichen. Im konkreten Fall aber habe der Vermieter keine Maßnahmen ergriffen, obwohl bereist im Jahre 2010 erkennbar war, dass die damalige Hausverwaltung keine fristgerechte Wohngeldabrechnung übermitteln wird.

Fazit

Betriebskostenabrechnungen müssen Mietern grundsätzlich innerhalb eines Jahres nach dem Ende eines Abrechnungszeitraumes vorgelegt werden. Mieter können die Nachzahlung von Betriebskosten verweigern, wenn die Abrechnung über Betriebskosten verspätet erfolgt. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten haben. Die Rechtsprechung zieht hierbei jedoch enge Grenzen. Erhalten Mieter verspätete Betriebskostenabrechnungen und drängt der Vermieter auf eine Nachzahlung, sollte eine rechtssichere Prüfung des Einzelfalles erfolgen, um die Wirksamkeit des Zahlungsanspruches bewerten zu können. Haben Mieter trotz verspäteter Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung geleistet, können diese ihr Geld zurück verlangen. Auch können Mieter trotz Ablauf der Jahresfrist eine Abrechnung über die Betriebskosten verlangen und zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern. Für diese Ansprüche der Mieter gilt sogar eine Frist von drei Jahren. (NH)