Eine zum 01.01.2007 in Kraft getretene Gesetzesänderung hat bislang wenig Beachtung gefunden. Waren Kaufleute bislang nur verpflichtet, gewisse Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen anzugeben, so gilt diese Regelung seit Jahresbeginn auch für E-Mails. Die entsprechenden Gesetzestexte wurden insoweit angepasst, als dass sie nun für Geschäftsbriefe „gleiviel welcher Form“ gelten.

Das bedeutet, dass nunmehr auch die elektronische Form erfasst ist. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10.11.2006 hat entsprechende Änderungen in § 37a HGB, § 80 Abs. 1 S. 1 AktienG sowie § 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG herbeigeführt. Allen Kaufleuten muss geraten werden, die E-Mail Signaturen entsprechend anzupassen.

Die GmbH muss beispielsweise auf ihren (elektronischen) Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG folgende Angaben machen:

• vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft („GmbH“ oder „… Gesellschaft mbH“ ist ausreichend);
• Sitz der Gesellschaft;
• Handelsregistergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, muß in jedem Fall das Stammkapital angeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen.

Verstöße gegen die oben genannten Vorschriften sind mit einem Zwangsgeld bedroht und können zu Abmahnungen von Wettbewerbern führen.