Milliarden E-Mails werden jeden Tag verschickt. Die meisten enthalten am Ende nur eine kurze Grußfloskel – eine Firmenanschrift und weitere Kontaktdaten fehlen in der Regel. Ist das rechtens? Oder droht hier eine teure Abmahnung? Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kölner Anwaltskanzlei WILDE BEUGE SOLMECKE klärt diese Frage. Und geht auch auf den Disclaimer ein, den viele Anwender automatisch unter jede ausgehende Mail stellen.

Es ist ein großes Ärgernis. Viele E-Mails enthalten keinerlei Informationen zum Absender. Keinen vollständigen Namen, keine Adresse, keine Telefonnummer. Immer wieder heißt es aber: Zumindest eine geschäftliche E-Mail muss alle Informationen enthalten, die auch auf dem Briefkopf eines auf Papier gedruckten Schreibens zu finden sind. Stimmt das? Und kann man für fehlende Informationen in einer Mail abgemahnt werden?

Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kölner Anwaltskanzlei WILDE BEUGE SOLMECKE kennt die Antwort: „In der Tat gibt es gesetzliche Pflichtangaben bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation. Diese gesetzlichen Regelungen für Handelsregisterfirmen bestehen seit 2007. Sie werden aber noch immer in den allermeisten Geschäfts-Mails nicht beachtet. Das kann teuer werden. Bei fehlender Signatur drohen Abmahnungen inklusive Abmahngebühren und Zwangsgelder je nach Unternehmensform. Für den Einzelkaufmann droht ein Bußgeld von bis zu 1000 Euro. Für die anderen Unternehmensformen droht ein Zwangsgeld bis zu 5000 Euro. Dieses Zwangsgeld wird festgesetzt, wenn der Unternehmer nach der Abmahnung immer noch keinen gesetzlich einwandfreien Geschäftsbrief vorlegen kann. Fehlen nur unwesentliche, einzelne Angaben, so ist eine Abmahnung allerdings in der Regel nicht berechtigt.“

Das bedeutet schon einmal -private E-Mails benötigen keine Signatur. Das gilt auch für die interne Firmenkommunikation. Für Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer gelten die Vorschriften ebenso wenig. In Ausnahmefällen kann sich eine Verpflichtung aus der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ ergeben, wenn einige Angaben, die für einen Vertragsabschluss benötigt werden, nicht auf sonstigem Wege bereitgestellt werden. Eine Ausnahme besteht auch bei Freiberuflern, die in Partnerschaftsgesellschaften organisiert sind. Folgende Informationen gehören in die E-Mail Signatur:

Check-Liste der gesetzlichen Pflichtangaben

1) Der Name

Der Empfänger muss den Absender sofort identifizieren können. Somit ist die Angabe des Firmennamens, wie er aus der Registereintragung hervorgeht unabdingbar. Dazu gehört auch die Angabe zur Rechtsform der Firma.

2) Die Adresse

Der Empfänger muss wissen, wie er den Absender persönlich erreichen kann. Somit muss eine vollständige Anschrift angegeben werden. Auch hier darf kein Widerspruch zu einem Eintrag im Handelsregister bestehen.

3) Registereintrag

Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, müssen zusätzlich Angaben zum Registergericht und zu der Nummer gemacht werden, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

4) Vertretung bei Kapitalgesellschaften

Bei der AG und der GmbH müssen die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, der Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden samt Vertreter angegeben werden.

Schwer verständlich, aber so ist es nun einmal: Die Telefon- und Faxnummer oder die Internetadresse müssen nicht zwingend in der E-Mail-Signatur enthalten sein.

Brauche ich einen Disclaimer unter meiner E-Mail? Wohl kaum…

Viele E-Mail Versender verwenden am Ende ihrer E-Mail einen Disclaimer, der als Haftungsausschluss unter jede geschäftliche E-Mail gesetzt wird. Er wird meist wie folgt formuliert:

„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“

Dieser Disclaimer ist nicht notwendig, sein Nutzen mehr als fragwürdig. Möglicherweise kann er sogar zu Abmahnungen führen.

RA Christian Solmecke: „Zur Wirksamkeit und den Rechtsfolgen bei der Verwendung eines solchen Haftungsausschlusses gibt es bis heute noch keine gerichtliche Entscheidung. Dieser Zusatz wird von den Versendern der Mails gern als Haftungsvereinbarung gesehen. Eine solche Vereinbarung ist jedoch ein Vertrag und kann nach den Regeln des Vertragsrechts nicht einseitig entstehen. Wer demnach nicht entsprechend auf die E-Mail reagiert, kann aus rechtlicher Sicht keine Verbindlichkeit eingegangen sein. Aus dem gleichen Grund kann hier keine Zustimmung zu eventuell vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen angenommen werden. Auch hier wäre ein Einverständnis des Empfängers notwendig. Insofern sind die meisten Dicslaimer eher kontraproduktiv. Sie gaukeln einen Haftungsausschluss vor, der in Wirklichkeit nicht gegeben. Dieses Vorgaukeln ist wiederum ein Wettbewerbsverstoß, der zu Abmahnungen führen kann.“

Hinzu kommt, dass sich der Disclaimer meist am Ende der E-Mail befindet. Der Hinweis, dass es sich hierbei um vertrauliche Informationen handelt, die nur der beabsichtigte Empfänger zur Kenntnis nehmen soll, erweist sich somit als unsinnig. Bevor der Empfänger diesen Hinweis zur Kenntnis nimmt, hat er in den allermeisten Fällen bereits Kenntnis vom Inhalt genommen.

RA Christian Solmecke: „Mein Fazit: Als Unternehmer sollte man auf Disclaimer in E-Mails verzichten. Eine fehlerhafte oder gar fehlende Signatur kann hingegen empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen.“